Antes de comenzar quiero decirte que el archivo de Excel utilizado para explicar el siguiente tema lo puedes descargar haciendo click acá.
Las tablas dinámicas nos ayudan a consultar grandes cantidades de información de forma sencilla.
En la siguiente tabla tenemos información sobre las ventas de una compañía, la zona indica el país donde fue vendida, la tienda indica la parte de la ciudad en la que se realizo la venta, luego encontramos la información de producto, precio, cantidad, total de la venta que es igual a la cantidad por el precio y finalmente tenemos la fecha, el mes y el día.
Ahora, con la información que tenemos vamos a crear una tabla dinámica. Primero vamos a seleccionar toda la información, entonces seleccionamos la celda A1 y luego oprimimos las siguientes teclas al tiempo Ctrl + Shift + Flecha derecha luego soltamos únicamente la tecla de la flecha derecha y oprimimos la flecha hacia abajo. Veras algo como esto:
Luego vamos al menú Insertar y seleccionamos Tabla Dinámica.
Entonces saldrá el siguiente recuadro:
El primer recuadro nos muestra la selección de datos que hicimos y abajo nos pregunta sobre el lugar donde queremos la tabla dinámica, puede ser en una nueva hoja de calculo o en una hoja de calculo existente. Nosotros vamos a seleccionar la segunda opción y luego en el recuadro seleccionamos la celda donde va a iniciar la tabla dinámica, supongamos que para nuestro ejemplo esta celda será J6, al hacer esto aparecerá esto:
En la parte derecha de la imagen se observa que dice “Campos de tabla dinámica” si observamos detenidamente se puede ver que los campos que aparecen son iguales a los títulos de nuestra tabla, Zona, Tienda, Producto, Precio, etc. De hecho, están en el mismo orden. Teniendo en cuenta lo anterior es muy importante que los títulos que coloquemos a nuestros datos no se repitan porque esto podría generar un error en la tabla dinámica.
Luego, en la parte inferior izquierda se observan 4 campos:
- Filtros
- Columnas
- Filas
- Valores
Continuaremos creando la tabla dinámica y a medida que avancemos se mostrara para que sirve cada uno de estos campos.
Primero seleccionamos el campo Zona y lo arrastramos hasta el recuadro de Filas y el campo Ventas lo arrastramos hasta el recuadro de valores obteniendo esto:
En nuestra tabla dinámica podemos observar las ventas de cada país y el total general. Ahora vamos a colocar un filtro, entonces seleccionamos el campo filtro y lo arrastramos hasta el recuadro de filtros y posteriormente filtraremos por el producto gafas tal como se muestra en la imagen.
Le damos aceptar y obtenemos la siguiente tabla dinámica:
En esta tabla dinámica observamos el valor de las ventas del producto gafas en cada uno de los países. Si queremos filtrar por varios productos entonces seleccionamos donde dice “varios elementos”.
Le damos aceptar y obtenemos la siguiente tabla dinámica:
Observamos entonces el total de las ventas de gafas y relojes en cada uno de estos países. Pero ¿Si queremos también filtrar por país? Supongamos que solo queremos las ventas de Suramérica, entonces lo que tenemos que hacer es filtrar donde dice etiquetas de fila y excluir a México y Estados Unidos.
Ahora en el recuadro de Columnas colocaremos el mes, de esta forma sabremos el valor de las ventas de cada mes. Entonces, al igual que con los otros campos, seleccionamos Mes y lo arrastramos hasta el recuadro de columnas. Observaremos que salen cada uno de los doce meces, para simplificar un poco el análisis vamos a filtrar por los meses de abril y diciembre, es decir los meses 4 y 12 obteniendo entonces la siguiente tabla:
En la celda K8 tendremos que las ventas en el mes de abril en Argentina de los productos gafas y relojes fue de $22.255. En la celda L10 observamos que las ventas de gafas y relojes en Colombia para el mes de Diciembre fue de $6.745.
Ahora vamos a incluir a las tiendas en la tabla dinámica, las vamos a incluir en la columna fila. Recomiendo colocarla debajo del campo zona, si se coloca arriba de zona los resultados serán un poco más complejos de analizar, aunque si se puede hacer. Obtenemos el siguiente resultado:
Y de esta forma realizamos una tabla dinámica.
Errores comunes al hacer una tabla dinámica
Un error común es que los datos tengan espacios, por ejemplo, si en lugar de decir relojes dice “relojess” la tabla dinámica lo va a interpretar como otro producto, de igual forma si tiene un espacio al final: “relojes “. Esto es más difícil de observar, pero se puede solucionar haciendo un filtro e identificando cual es la celda que tiene el error.
Otro error común es no actualizar la tabla dinámica después de hacer cambios en los datos. Por ejemplo, corregimos el error del espacio al final de “relojes”, la tabla dinámica no se va a arreglar así no más, es necesario actualizar la tabla, esto lo hacemos dándole click derecho a la tabla dinámica y seleccionar actualizar.
Abajo encontraras un link donde podrás descargar el archivo de Excel donde se realizó este ejemplo, la idea es que intentes replicarlo y hagas tus propios análisis.
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